Perancangan basis data penjualan ATK

A.       JUDUL

“PERANCANGAN BASIS DATA PENJUALAN ATK PADA CV. SEMARANG REBORN”

B.        LATAR BELAKANG MASALAH

          Kebutuhan informasi merupakan suatu hal yang sangat penting saat ini. Keberadaan dunia informasi ini dari tahun ke tahun selalu meningkat dan selalu mengalami perkembangan yang sangat pesat mengikuti perkembangan jaman, hal ini tidak lepas dari teknologi computer yang merupakan salah satu hasil rekayasa teknologi yang mengalami perkembangan sangat pesat. Oleh karena itu komputer merupakan salah satu alat yang dapat bekerja dengan cepat dalam hal penyampaian informasi.

Demikian pula dalam menghadapi persaingan dunia bisnis, CV.Semarang Reborn yang bergerak dalam bidang penjualan alat tulis kantor berupaya untuk meningkatkan proses penjualan. Oleh karena itu, perlu adanya dukungan sarana dan prasarana sistem informasi yang memadai agar proses dapat berjalan dengan cepat, tepat, akurat dan dapat meningkatkan penjualan pada perusahaan tersebut.

Selama ini penulisan stok barang, pembelian dan pembelian produk di CV. Semarang Reborn masih dilakukan secara manual. Cara kerja dengan system manual tersebut kurang efisien karena kurang membutuhkan waktu yang lama dan dapat menimbulkan kesalahan-kesalahan misalnya adanya data kembar, kurang rapi dan keterlambatan dalam pembuatan laporan. Hal tersebut timbul karena adanya keterlambatan dokumen-dokumen yang digunakan dalam transaksi penjualan, sering timbul data-data yang hilang dan kesalahan dalam pencatatan. Keterlambatan dalam memperoleh informasi akan menyebabkan keterlambatan dalam pengambilan keputusan. Untuk meningkatkan kelancaran pekerjaan tersebut diperlukan adanya komputer sehingga perusahaan dapat mengkontrol kegiatan penjualan,keuangan dengan mudah dan dapat memperoleh laporan yang diinginkan tepat pada waktunya.

Berdasarkan permasalahan yang telah diuraikan di atas, maka dalam hal ini penulis memilih judul “PERANCANGAN BASIS DATA PENJUALAN ATK PADA CV. SEMARANG REBORN”

C.       PERUMUSAN MASALAH

Berdasarkan latar belakang permasalahan di atas, maka perumusan masalah pada penulisan tugas ini adalah “Bagaimana merancang basis data penjualan yang mampu memberikan informasi yang cepat, tepat dan akurat agar dapat meningkatkan penjualan”.

D.    PEMBATASAN MASALAH

Mengingat luasnya ruang lingkup kegiatan dan usaha yang dilakukan CV. Semarang Reborn maka untuk penyusunan laporan tugas ini penulis menentukan batasan masalah pada perancangan basis data penjualan dengan menggunakan MySQL

                

E.  TUJUAN PENELITIAN

Dalam penelitian tugas ini, tujuan yang ingin dicapai oleh penulis adalah merancang suatu model basis data yang dapat membantu merancang penjualan pada CV. Semarang Reborn yang lebih optimal.

F.   MANFAAT PENELITIAN

Adapun manfaat yang dapat diambil dari penulisan Penelitian ini adalah  :

      1.  Bagi CV. Semarang Reborn

Sebagai bahan perbandingan atau acuan dari sistem penjualan ATK secara manual dan sistem penjualan ATK secara komputerisasi.

      2.  Bagi Akademik

            Untuk menambah perbendaharaan literatur perpustakaan. Serta sebagai bahan acuan dan dorongan bagi akademik serta menjadi tolak ukur keberhasilan dalam memberikan bekal ilmu kepada mahasiswa sebelum terjun dalam persaingan kerja.

3.   Bagi Penulis.

a.       Menambah pengetahuan dan mendapat pengalaman dalam pembuatan database komputer serta penerapanya dalam lingkup perusahaan.

b.      Untuk melengkapi persyaratan dalam mengikuti ujian akhir semester.

G.  STUDY PUSTAKA

1. Pengertian Basis Data

Basis data terdiri atas 2 kata, yaitu Basis dan Data. Basis kurang-lebih dapat diartikan sebagai markas atau gudang, tempat bersarang/berkumpul sedangkan Data adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, siswa, pembeli, pelanggan), barang, hewan, peristiwa, konsep, keadaan, dan sebaginya, yang direkam dalam bentuk angka, huruf, symbol, teks, gambar, bunyi, atau kombinasinya.

Basis data dapat didefinisikan dalam sejumlah sudut pandang seperti:

1. Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar nanti dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah.
2. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan.
3. Kumpulan file / arsip / table yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronik.

Basis data sesungguhnya memiliki prinsip kerja dan tujuan. Prinsip utamanya adalah pengaturan data / arsip. Dan tujuan utamanya adalah kemudahan dan kecepatan dalam pengambilan data / arsip. Yang sangat ditonjolkan dalam basis data adalah pengaturan / pemilihan / pengelompokan / pengorganisasian data yang akan kita simpan sesuai dengan fungsi / jenisnya.

2. Operasi Dasar Basis Data

Di dalam sebuah disk, basis data dapat diciptakan dan dapat pula dihilangkan. Di dalam sebuah disk dapat pula menempatkan beberapa (lebih dari satu) basis data. Sementara dalam sebuah basis data, kita dapat ditempatkan satu atau lebih file / table. Pada file atau table inilah data akan disimpan atau ditempatkan. Setiap basis data umumnya dibuat untuk mewakili sebuah semesta data yang spesifik, seperti: basis data kepegawaian, basis data akademik, basis data inventori dan sebagainya.

Operasi – operasi dasar yang dapat kita lakukan berkenaan dengan basis data dapat meliputi :

1. Pembuatan basis data baru (create database)
2. Penghapusan basis data (drop database)
3. Pembuatan file / table baru ke suatu basis data (create table)
4. Penghapusan file / table baru dari suatu basis data (drop table)
5. Penambahan / pengisian data baru ke sebuah file /table di sebuah basis data (insert)
6. Pengambilan data dari sebuah file / table (retrieve / search)
7. Pengubahan data dari sebuah file / table (update)
8. Penghapusan data dari sebuah file / table (delete)

3. Objektif Basis Data

Tujuan awal dan utama dalam pengelolaan data dalam sebuah basis data adalah agar kita dapat memperoleh / menemukan kembali data (yang kita cari) dengan mudah dan cepat. Disamping itu, pemanfaatan basis data untuk pengelolaan data, juga memiliki tujuan-tujuan lain. Adapun pemanfaatan basis data dilakukan untuk memenuhi sejumlah tujuan (objektif) antara lain :

1. Kecepatan dan Kemudahan (Speed)

Pemanfaatan basis data memungkinkan kita untuk dapat menyimpan data atau melakukan perubahan / manipulasi terhadap data atau menampilkan kembali data tersebut dengan lebih cepat dan mudah, dari pada jika kita menyimpan data secara manual.

2. Efisiensi Ruang Penyimpanan (Space)

Karena keterkaiatan yang erat antar kelompok data dalam sebuah basis data maka pengulangan data akan selalu ada. Banyaknya pengulangan ini akan memperbesar ruang penyimpanan (baik di memori utama maupun memori sekunder) yang harus disediakan. Dengan basis data, efisiensi / optimalisasi penggunaan ruang penyimpanan dapat dilakukan, karena kita dapat melakukan penekanan jumlah redudansi data, baik dengan menerapkan sejumlah pengkodean atau dengan membuat relasi-relasi antar kelompok data yang saling berhubungan.

3. Keakuratan (Accuracy)

Pemanfaatan pengkodean atau pembentukan relasi antar data bersama dengan penerapan aturan / batasan tipe data, domain data, keunikan data, dan sebagainya yang secara ketat dapat diterapkan dalam sebuah basis data, angat berguna untuk menekan ketidak akuratan pemasukan / penyimpanan data.

4. Ketersediaan (Availability)

Pertumbuhan data akan semakin membutuhkan ruang penyimpanan yang besar. Supaya terdapat ruang untuk penyimpanan maka perlu adanya pemilihan data. Data yang sudah jarang digunakan dapat diatur untuk dilepaskan dari system basis data yang sedang aktif  (mejadi off-line) baik dengan penghapusan atau dengan memindahkannya ke media penyimpanan off-line.

5. Kelengkapan (Completeness)

Lengkap / tidaknya data yang kita kelola dalam sebuah basis data bersifat relatif (baik terhadap kebutuhan pemakai maupun terhadap waktu).

6. Keamanan (Security)

Untuk system yang besar dan serius, aspek keamanan dalam penggunaan basis data diterapkan dengan ketat seperti penentuan pemakai yang dapat mengakses basis data beserta objek-objek didalamnya dan menentukan jenis-jenis operasi apa saja yang dapat dilakukan.

7. Kebersamaan Pemakaian (Sharability)

Pemakai basis data seringkali tidak terbatas pada satu pemakai saja, atau di satu lokasi saja atau oleh satu sistem / aplikasi saja. Tetapi bias digunakan oleh banyak pemakai.

4. Sistem Basis Data

      Sistem adalah sebuah tatanan (keterpaduan) yang terdiri atas sejumlah komponen fungsional (dengan satuan fungsi / tugas khusus) yang saling berhubungan dan secara bersama-sama bertujuan untuk memenuhi suatu proses / pekerjaan tertentu. Basis data hanyalah sebuah obyek yang pasif / mati. Basis data ada karena ada pembuatnya dan tidak akan berguna jika tidak ada pengelola / penggeraknya. Pengelola basis data adalah program / aplikasi. Gabungan antara basis data dan pengelola basis data tersebut akan menghasilkan sebuah sistem.

Sistem Basis  Data adalah sistem yang terdiri atas kumpulan file (table) yang saling berhubungan (dalam sebuah basis data disebuah sistem komputer) dan sekumpulan program (DBMS) yang memungkinkan beberapa pemakai dan atau program lain untuk mengakses dan memanipulasi file-file tersebut.

Komponen – komponen utama dalam sistem basis data adalah :

1. Perangkat Keras (Hardware)

Perangkat keras yeng terdapat dalam sebuah sistem basis data adalah:

• Komputer (satu sistem stand-alone atau lebih dari satu untuk sistem jaringan)
• Memori sekunder yang on-line (Harddisk)
• Memori sekunder yang off-line (Tape atau Removable Disk) untuk keperluan backup data
• Media / perangkat komunikasi (untuk sistem jaringan)
1. Sistem Operasi (Operating System)

Sistem operasi merupakan program yang mengaktifkan / memfungsikan sistem computer, mengendalikan seluruh sumber daya (resource) dalam computer dan melakukan operasi-operasi dasar dalam computer. Program pengelolaan basis data hanya dapat aktif jika sistem operasi yang dikehendakinya telah aktif.

3. Basis Data (Database)

Sebuah sistem basis data dapat memiliki beberapa basis data. Setiap basis data dapat berisi / memiliki sejumlah objek basis data (seperti file / table, indeks, dan lain-lain). Disamping berisi / menyimpan data, setiap basis data juga mengandung / menyimpan definisi struktur (baik untuk basis data maupun objek-objek secara detail).

4. Sistem Pengelola Basis Data (Database Management System / DBMS)

Pengelolaan basis data secara fisik tidak dilakukan oleh pemakai secara langsung tetapi ditangani oleh sebuah perangkat lunak (sistem) yang khusus / spesifik. Perangkat lunak inilah (DBMS) yang akan menentukan bagaimana data di organisasi, di simpan, di ubah dan di ambil kembali. DBMS juga menerapkan mekanisme pengamanan data, pemakaian data secara bersama-sama, pemaksaan keakuratan / konsisensi data dan sebagainya.

5. Pemakai (User)

Ada beberapa jenis / tipe pemakai terhadap suatu sistem basis data yang dibedakan berdasarkan cara berinteraksi terhadap sistem :

·         Programmer Aplikasi

Pemakai yang berinteraksi dengan basis data melalui Data Manipulasi Language (DML), yang disertakan dalam program yang ditulis dalam bahasa pemrograman induk (seperti C, Pascal,Cobol, dll)

·         User Mahir(Casual User)

Pemakai yang berinteraksi dengan sistem tanpa menulis modul program. User mahir menyatakan query (untuk akses data) dengan bahasa query yang telah disediakan oleh suatu DBMS.

·         User Umum (End User / Naïve User)

Pemakai yang berinteraksi dengan sistem basis data melalui pemanggilan satu program aplikasi permanen yang telah ditulis / disediakan sebelumnya.

·         User Khusus (Specialized User)

Pemakai yang menulis aplikasi basis data non konvensional, tetapi untuk keperluan-keperluan khusus, seperti untuk aplikasi AI, sistem pakar.

5. MySQL

MySQL adalah sebuah database server, dapat juga berperan sebagai client sehingga sering disebut database client / server, yang open source dengan kemampuan dapat berjalan baik OS (Operating System) maupun, dengan Platform Windows maupun Linux. Selain itu database ini memiliki beberapa kelebihan :

a.       MySQL sebagai Database Management System (DBMS ).

b.      MySQL sebagai Relation Database Management System (RDBMS).

c.       MySQL adalah sebuah software database yang OpenSource, artinya program ini bersifat free atau bebas digunakan oleh siapa saja tanpa harus membeli dan membayar lisensi kepada pembuatnya.

d.      MySQL merupakan sebuah database server, jadi dengan menggunakan database ini kita dapat menghubungkannya ke media internet sehingga dapat di akses dari jauh.

e.       MySQL merupakan sebuah database client. Selain menjadi server yang melayani permintaan, MySQL juga dapat melakukan query yang mengakses database pada server. Jadi MySQL juga dapat berperan sebagai client.

f.       MySQL mampu menerima query yang bertumpuk dalam satu permintaan atau yang disebut Multi-Threading.

g.      MySQL merupakan sebuah database yang mampu menyimpan data berkapasitas sangat besar hingga berukuran gigabyte sekalipun.

h.      MySQL didukung oleh driver ODBC, artinya database MySQL dapat diakses menggunakan aplikasi apa saja termasuk berupa visual seperti Delphi maupun Visual Basic.

i.        MySQL adalah database menggunakan enkripsi password. Jadi database ini cukup aman karena memiliki password untuk mengaksesnya.

j.        MySQL merupakan server database yang multi user, artinya database ini tidak hanya digunakan oleh sepihak akan tetapi merupakan database yang dapat digunakan oleh banyak pengguna.

k.      MySQL dapat menciptakan lebih dari 16 kunci per table, dan dalam satu kunci memungkinkan berisi belasan field (kolom).

l.        MySQL mendukung field yang dijadikan sebagai kunci primer dan kunci uniq (atau unique).

m.    MySQL didukung oleh sebuah component C dan perl API, sehingga database MySQL dapat diakses melalui program aplikasi yang berada dibawah protocol internet berupa Web. Biasanya aplikasi yang sering digunakan adalah PHP dan Perl.

n.      MySQL memiliki kecepatan dalam pembuatan table maupun peng-update-an table.

o.      MySQL menggunakan suatu bahasa permintaan standard yang bernama SQL (Structure Query Language) yaitu sebuah bahasa permintaan yang distandarkan pada beberapa database server seperti Oracle, PostGreSQL, dll.

6.      Penjualan

10 langkah agar dapat  meningkatkan penjualan:
1. Perlihatkan kepada calon customer kita bahwa kita begitu antusias
terhadap produk dan bisnis kta. Jika kita Antusias, maka mereka
pun akan antusias, karena antusias itu bersifat menular.
2. Akhiri E-mail penjualan ini dengan kata-kata close yang mantap.
Seperti bonus tambahan, harga diskon, pengingat praktis, dan
deadlineorder,dsb.
3. Tenteramkan customer kita yang melakukan komplain. Berikan jaminan refund dari uang mereka, atau berikan mereka diskon, berikan mereka bonus, berikan mereka solusinya atas masalah tsb, dsb.
4. Buat sedemikian rupa agar customer merasa tertarik terhadap bisnis
ini sehingga mereka akan menceritakan hal itu kepada rekan-rekan
bisnis yang lain. Berikan mereka sesuatu yang gratis juga menarik
sebagaibonus,atausejenisnya.
5. Tumbuhkan keyakinan ekstra pada prospek ini sehingga mereka kelak
akan membeli dari kita. Gunakan referensi yang baik dari orang-orang
yang telah menjadi kastemer Anda, sehingga mereka bisa melihat siapa
saja yang telah menjadi customer kita, berikan juga jaminan atau
garansi kepada mereka, dan sebagainya.
6. Buat pada situs web ini opt-in list sehingga pengunjung situs Anda
dapat mendaftarkan diri untuk mendapatkan e-books, software, kontest,
atau sesuatu yang gratis yang dapat ditukar dengan alamat e-mail
mereka, karena secara psikologi mereka lebih suka mendapat sesuatu
yang bagus gratis walaupun mereka sanggup membelinya.
7. Jangan lupa prinsip aturan 80-20, artinya 80% dari isi situs Anda
harus berisi informasi atau hal-hal yang disukai secara umum bagi
para pengunjung sedangkan sisanya 20 % atau kurang berisi profil
perusahaan serta produk atau jasa yang kita pasarkan.
8. Upayakan apabila customer membeli sesuatu dari perusahaan kita, mereka
mendapatkan sebagian atau sedikit dari apa yang mereka pesan hal
itu bisa dalam bentuk sesuatu yang mereka bisa dapatkan secara
online.
9. Tulis sebuah artikel ke sebuah penerbit dari suatu newsletter online,
Dan hendaklah hal itu dalam bentuk artikel yang bersifat informasi
jangan bersifat iklan.
10. Perlihatkan kepada prospek kita, bahwa kitaadalah seorang yang pakar di bidangnya, karena hal tsb dapat meyakinkan mereka. kita dapat
menerbitkan sebuah artikel, menulis sebuah ebook, dan sejenisnya.

 

H.  METODOLOGI PENELITIAN

Metode Penelitian merupakan suatu cara atau prosedur yang digunakan untuk mengumpulkan, mengolah, serta menganalisa data dengan teknik tertentu. Metode yang akan digunakan dalam penyusunan Penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. Obyek penelitian

Obyek penelitian yang ditentukan adalah bagian penjualan pada CV. Semarang Reborn Semarang.

2. Jenis Data

Jenis Data yang dikumpulkan dalam penulisan Laporan Tugas ini,yaitu :

a.       Data Primer

Data yang diperoleh dari wawancara dengan pihak yang bersangkutan atau observasi (pengamatan langsung)

Contoh :  Data barang, data pegawai,  dan lain-lain.

b.      Data Sekunder

      Data yang diperoleh bukan dari hasil observasi maupun wawancara tetapi didapat dari sumber lain seperti buku, majalah dan lain-lain.

Contoh : Teori tentang sistem basis data, teori tentang MySQL, dan lain sebagainya.

3.   Metode Pengumpulan Data

a.   Interview (wawancara)

      Cara pengumpulan data dengan mengadakan tanya jawab langsung dengan bagian administrasi, mengenai prosedur penjualan barang.

b.   Survei

      Cara pengumpulan data dengan melakukan pengamatan dan pencatatan secara sistematik tentang gejala yang diselidiki baik secara langsung maupun tidak langsung pada CV. Semarang Reborn.

c.   Studi Analisis Data

Merupakan metode pengumpulan data yang diperoleh dengan jalan mencatat dan menyalin beberapa dokumen atau arsip data yang ada hubungannya dengan masalah yang penulis bahas.

4.   Tahap–tahap pembangunan sistem

Pada tahap ini dilakukan analisa terhadap obyek yang diteliti. Kegiatan yang dilakukan adalah:

1.      Analisis system

Langkah–langkah analisis sistem adalah sebagai berikut  :

1. Mengidentifikasi kendala-kendala yang di hadapi oleh pihak CV. Semarang Reborn (wawancara dengan bagian administrasi atau pimpinan).
2. Mempelajari  sistem yang berjalan (prosedur, struktur), di  CV. Semarang Reborn yang berkaitan dengan  data penjualan barang.
3. Mencari penyebab dan sumber masalah.
4. Merumuskan solusi yang ditawarkan.
5. Identifikasi kebutuhan informasi atau laporan (dengan menanyakan kebutuhan informasi kepada administrasi atau pimpinan.

2.  Desain Sistem

langkah–langkah dasar yang harus dilakukan dalam tahap desain sistem adalah  :

a.   Memodelkan sistem baru secara umum, alat analisis yang dipakai adalah DFD yang meliputi  contex diagram, dekomposisi diagram, DFD Level.

b.  Mendesain  database, dalam mendesain database langkah–langkah yang harus digunakan adalah  :

a.       Membuat  diagram relasi entitas.

b.      Menguji normalisasi.

c.       Membuat relasi tabel.

d.      Membuat kamus data.

c.       Mendesain tampilan input, yaitu tampilan layar yang digunakan untuk memasukkan data.

d.      Mendesain tampilan output, yaitu tampilan baik laporan yang mempunyai cetak dari informasi atau laporan yang dihasilkan sistem.

3.  Implementasi Sistem

a.    Pemrograman

Dalam pembuatan program Tugas Akhir ini penulis menggunakan MySQL.

b.   Rencana Implementasi Sistem antara lain :

1.      Pengadaan Hardware

2.      Installasi Hardware dan software

3.      Training

4.      Pengujian Sistem

5.      Change Over (konversi sistem).

4.   Sistem Operasi.

Disini dilakukan penerapan sistem dan dilanjutkan dengan pemeliharaan sistem..

I.    JADWAL PENELITIAN

No

Jenis Kegiatan

Waktu

Maret

April

Mei

Juni

I

II

III

IV

I

II

III

IV

I

II

III

IV

I

II

III

IV

1

Survei ke cv.semarang reborn

2

Analisa

3

Desain

4

Implementasi

5

Persiapan uji coba

6

Uji coba desain

7

Testing akhir

8

Pemeliharaan

J.   DAFTAR PUSTAKA

Fathansyah. Ir, Basis Data, Penerbit Informatika Bandung,1999

Nugroho Bunafit, Database Relasional dengan MySQL, Penerbit Andi Offset, yogyakarta, 2004

Jogiyanto. HM, Analisa dan Desain Sistem Informasi, Penerbit PT. Elex Media Komputindo, Jakarta, 2000

Raymond McLeod, Jr., Sistem Informasi Manajemen,2001

Penjualan.com

                    

PROPOSAL

“PERANCANGAN BASIS DATA PENJUALAN ATK PADA CV. SEMARANG REBORN”

DISUSUN OLEH :

 KRISTINA ELYANI Y.

 A12.2007.02873

FAKULTAS ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS DIANUSWANTORO

SEMARANG

2009