BAB IV ...

BAB IV

ANALISA DAN PEMBAHASAN

4.1    Tinjauan Umum Instansi

4.1.1     Sejarah Singkat Terbentuknya  SMA Negeri 15 Semarang

SMA Negeri 15 Semarang beroperasi mulai Tahun Pelajaran 1991/1992  dan pada waktu itu masih bergabung dengan SMA Negeri 11 Semarang. Baru tanggal 2 Januari 1992, sekolah ini menempati gedung baru di Jalan Kedungmundu Raya No. 34 Semarang. Tanggal 2 Januari tersebut selalu peringati sebagai Hari Ulang Tahun (HUT) Sekolah.SMA N 15 Semarang dengan lingkungan yang tertata rapi, untuk menunjang kegiatan belajar mengajar siswa di sekolah pihak sekolah menyediakan berbagai fasilitas yang berupa ruang maupun barang untuk menumbuhkan bakat serta kreatifitas siswa, fasilitas tersebut antara lain 2 (dua) ruang laboratorium komputer, laboratorium kimia, laboratorium Fisika, Laboratorium Biologi serta sarana penunjang yang lainnya ruang OSIS, perpustakaan dan bimbingan konseling. Jumlah pegawai fungsional (guru) di SMAN 15 Semarang saat ini kurang lebih ada 59 orang. Dari 59 orang guru baik yang telah diangkat PNS maupun yang berstatus guru bantu mendapatkan fasilitas penunjang untuk melakukan tugas-tugas tata tulis, melakukan koreksi dan penilaian serta menyimpan peralatan mengajar.

Dengan berbekal pengelolaan sekolah berbasis IPOO (Input-Proses-Output-Outcome), serta tenaga Guru dan karyawan yang memadai (sebagaian besar berpendidikan S-1 dan S-2) serta dengan selalu menjaga iklim sekolah yang kondusif,  dengan pembiayaan pendidikan yang memakai model subsidi silang dan beasiswa Pemerintah Kota (Pemkot) Semarang serta beasiswa yang lain, maka SMAN 15 Semarang siap menjawab tantangan pendidikan yaitu  mencerdaskan kehidupan bangsa.

4.1.2     Struktur Organisasi dan Job Description

a.      Struktur Organisasi

Struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal  dimana organisasi dikelola.

Semakin banyak kegiatan yang dilakukan dalam suatu organisasi, semakin kompleks pula hubungan antar anggota-anggotanya. Untuk itu perlu disusun suatu struktur organisasi yang menggambarkan hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian dan tanggung jawab yang berbeda dalam organisasi tersebut.

Wewenang dalam struktur organisasi perusahaan dibedakan menjadi tiga, yaitu:

1.      Wewenang Lini (Line Authority)

Adalah wewenang dimana atasan melakukannya diatas bawahannya langsung.

2.      Wewenang Staf  (Staft Authority)

Adalah hak yang dipunyai oleh satuan-satuan staf atau para spesialis untuk menyarankan, memberi rekomendasi, atau konsultasi kepada personalia lini.

3.      Wewenang Staf Fungsional (Functional Staft Authority)

Adalah hubungan terkuat yang dapat dimiliki staf dengan satuan-satuan lini.

 Adapun bentuk struktur organisasi pada :  SMAN 15 Semarang adalah sebagai berikut :

 STRUKTUR ORGANISASI

SMAN 15 SEMARANG

Gambar 4.1: Struktur Organisasi SMAN 15 Semarang

Sumber :  SMAN 15 Semarang

b.      Job Description

1.      Kepala Sekolah

a.       Kepala Sekolah menerapkan fungsi sebagai educator, manager, administrator, supervisor, leader, inovator, dan motivator.

b.      Kepala Sekolah bertugas merencanakan, mengorganisasi-kan, mengawasi dan mengevaluasi seluruh proses pendidikan yang meliputi aspek edukatif dan aspek administratif.

c.       Aspek jaringan kerja sekolah

2.      Kepala Urusan Tata Usaha

a.       Kepala urusan tata usaha bertanggung jawab atas layanan pendidikan

b.      Kepala urusan tata usaha membantu kepala sekolah dalam mengkoordinasi dan menangani pengaturan tugas administrasi

c.       Mewakili kepala sekolah sesuai pendelegasian kepala sekolah bidang layanan kependidikan dan administrasi

3.      Wakil Kepala Sekolah, yang terbagi menjadi 4 bagian :

a.       Wakil Kepala Sekolah Urusan Kurikulum

1)      Mewakili kepala sekolah sesuai pendelegasian kepala sekolah di bidang kurikulum

2)      Pendayaan kebijaksanaan kepal sekolah/sekolah dalam pelaksanaan urusan kurikulum, KBM/PBM dan perangkat kurikulum

3)      Koordinator kelompok kerja urusan kurikulum

4)      Pengkoordinasian wali kelas, MGMP-MGP, profesionalisme guru, laboratorium, perpustakaan dan tim kerja yang dibentuk bidang kurikulum

5)      Pengkoordinasian RAPBS dan pelaksanaan APBS urusan kurikulum

b.      Wakil Kepala Sekolah Urusan Kesiswaan

1)      Mewakili kepala sekolah sesuai pendelegasian kepala sekolah dibidang kesiswaan

2)      Pendayagunaan kebijaksanaan kepala sekolah dalam pelaksanaan urusan kesiswaan dan ekstrakurikuler, non mapel

3)      Koordinator kelompok kerja urusan kesiswaan

4)      Pembina OSIS, pembina tata tertib/angka kredit pelanggaran siswa, upacara STP2K, dan perangkat organisasi aktivitas siswa

5)      Pengkoordinasian RAPBS dan pelaksanaan APBS urusan kesiswaan dan OSIS

c.       Wakil Kepala Sekolah Urusan Sarana Prasarana

1)      Mewakili kepala sekolah sesuai pendelegasian kepala sekolah dibidang sarana dan prasarana

2)      Pendayaan kebijaksanaan Kepala Sekolah dalam pelaksanaan urusan sarana dan prasarana

3)      Pengkoordinasian kelompok kerja urusan sarana dan prasarana dan tim kerja yang dibentuk bidang sarana dan prasarana

4)      Pendayagunaan inventaris pergudangan, dan koordinasi kebutuhan beserta pelaksanaannya

5)      Pengkoordinasian RAPBS dan pelaksanaan APBS urusan sarana dan prasarana

d.      Wakil Kepala Sekolah Urusan Hubungan Masyarakat

1)      Mewakili kepala sekolah sesuai pendelegasian kepala sekolah dibidang hubungan masyarakat

2)      Pendayagunaan kebijakan kepala sekolah dalam urusan kehumasan

3)      Koordinator kelompok kerja urusan humas dan jaringan kerja

4)      Pengkoordinasian kesejukan kekeluargaan, semi dinas, dinas dan antar dinas

5)      Pengkoordinasian pelaksanaan APBS urusan humas

6)      Wakil Kepala Sekolah Urusan Hubungan Masyarakat

e.       Koordinator BK

1)      Mengkoordinasikan para guru pembimbing dalam :

·        Memasyarakatkan pelayanan bimbingan dan konseling.

·        Menyusun program bimbingan dan konseling.

·        Melaksanakan program bimbingan dan konseling

·        Mengadministrasikan kegiatan bimbingan dan konseling,

·        Menilai program bimbingan dan konseling.

·        Mengadakan tindak lanjut.

2)      Membuat usulan kepada kepala sekolah dan mengusahakan terpenuhinya tenaga, sarana dan prasarana;

3)      Mempertanggungjawabkan pelaksanaan kegiatan bimbingan dan konseling kepada kepala sekolah.

f.        Guru

Selaku guru bertanggung jawab kepada kepala sekolah dan mempunyai tugas melaksanakan proses belajar mengajar secara efektif dan efisien.

4.2    Mekanisme Sistem Kerja Manual

4.2.1      Narasi Manual Prosedur Absensi Siswa

Dimulai dengan Tata Usaha (TU), berdasarkan buku induk siswa dibuatkan daftar hadir siswa harian guna mencatat siswa yang tidak hadir dan keterangan ketidakhadiran siswa.

Tiap hari daftar hadir siswa harian dibagikan keseluruh kelas dan guru kelas mencatat kehadiran siswa pada daftar hadir siswa harian. Selanjut daftar hadir siswa harian yang sudah dicatat kemudian diserahkan ke Tata Usaha untuk diarsipkan.

Setiap akhir periode (bulan/catur wulan) Tata Usaha membuatkan laporan sebanyak rangkap 4 (empat) rekapitulasi kehadiran siswa (bulan/catur wulan) dengan melihat data kehadiran siswa dari arsip daftar hadir siswa harian.

Kemudian Tata Usaha memberikan rangkap satu diserahkan Guru (wali kelas), rangkap dua diserahkan Guru BK,  rangkap tiga diserahkan Kepala Sekolah, dan rangkap empat di arsipkan Tata Usaha.

4.2.2      Narasi Manual Prosedur Absensi Guru / Karyawan

Dimulai dengan Tata Usaha (TU), berdasarkan buku induk pegawai dibuatkan daftar hadir guru / karyawan harian guna mencatat guru / karyawan yang tidak hadir dan keterangan ketidakhadiran guru / karyawan.

Tiap hari daftar hadir guru / karyawan harian disiapkan Tata Usaha untuk semua guru / karyawan melakukan absensi. Setelah guru / karyawan melakukan absensi di Tata Usaha, pihak Tata Usaha mengarsipkan daftar hadir guru / karyawan harian.

Setiap akhir bulan Tata Usaha membuatkan laporan sebanyak rangkap 2 (dua) rekapitulasi kehadiran guru / karyawan (bulan) dengan melihat data kehadiran pegawai dari arsip daftar hadir guru / karyawan harian.

Kemudian Tata Usaha memberikan rangkap satu diserahkan Kepala Sekolah, dan rangkap ke dua di arsipkan Tata Usaha.

4.2.3      Flow Of Document Prosedur Absensi Siswa

Gambar 4.2 Flow Of Document Prosedur Absensi Siswa

Sumber : Data Yang Diolah

4.2.4      Flow Of Document  Prosedur Absensi Guru dan Karyawan

Gambar 4.3 Flow of Document Prosedur Absensi Guru dan Karyawan

Sumber : Data  Yang Diolah

4.3    Analisa Sistem 

Pada sub bab analisa sistem secara umum ini, pembahasan akan diidentifikasikan lagi menjadi beberapa bagian yaitu :

4.3.1      Identifikasi Kebutuhan Informasi

Informasi yang diperoleh dari sistem informasi Absensi Siswa, Guru dan Karyawan ini  adalah :

a.       Laporan Data Siswa

b.       Laporan Data Guru dan Karyawan

c.       Laporan Hari Libur

d.       Laporan Hadir Siswa Harian

e.       Laporan Harir Guru dan Karyawan Harian

f.         Laporan  Rekapitulasi Hadir Siswa / Bulan

g.       Laporan  Rekapitulasi Hadir Siswa / Catur Wulan

h.       Laporan Rekapitulasi Hadir Guru dan Karyawan / Bulan

Identifikasi data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi antara lain dibutuhkan data :

a.       Data Siswa

b.      Data Guru dan Karyawan

c.       Data Hari Libur

d.      Daftar Hadir Siswa Harian 

e.       Daftar Hadir Guru dan Karyawan Harian

4.3.2      Identifikasi Sumber Data dan Tujuan Informasi

Identifikasi sumber data dan tujuan informasi dibuat agar asal dan arah data maupun tujuan informasi dapat diketahui dengan jelas.

Adapun sumber data dalam sistem informasi Absensi Siswa, Guru dan Karyawan ini berasal dari :

1.      Kepala Sekolah

§         Data Hari Libur

2.      Siswa

§         Data Pelanggan

§         Data Hadir Siswa

3.      Guru dan Karyawan

§         Data Guru dan Karyawan

§         Data Hadir Guru dan Karyawan Harian

Adapun informasi yang dihasilkan ditujukan kepada :

1.      Siswa

§         Kartu Siswa

2.      Guru

§         Daftar Hadir Siswa Harian

§         Laporan Rekapitulasi Hadir Siswa / bulan

§         Laporan Rekapitulasi Hadir Siswa / catur wulan

3.      BK

§         Laporan Rekapitulasi Hadir Siswa / bulan

§         Laporan Rekapitulasi Hadir Siswa / catur wulan

4.      Kepala Sekolah

§         Laporan Rekapitulasi Hadir Siswa / bulan

§         Laporan Rekapitulasi Hadir Siswa / catur wulan

§         Laporan Rekapitulasi Hadir Guru dan Karyawan / bulan

4.3.3      Identifikasi Kebutuhan hardware dan software

a.       Kebutuhan Hardware

Untuk mendukung Sistem Informasi Absensi Siswa, Guru dan Karyawan pada  SMAN 15 Semarang, perlu adanya dukungan sistem komputer yang memadai baik hardware maupun software.

Dalam memilih hardware dan software perlu memperhatikan beberapa hal sebagai berikut :

1.      Kegiatan komputer di instansi tersebut terutama mendukung Sistem Informasi Absensi Siswa, Guru dan Karyawan pada  SMAN 15 Semarang masih dalam tahap awal sehingga perlu adanya penyesuaian dalam pengembangan.

2.      Pemilihan  hardware dan software memperhatikan kebutuhan sekarang dan yang akan datang.

3.      Adanya pertimbangan biaya yang minimal tetapi mencapai hasil yang relatif optimal.

Untuk menjalankan aplikasi ini memang membutuhkan sebuah perangkat keras yang mendukung agar program tersebut berjalan sesuai dengan yang kita harapkan. Perangkat keras tersebut meliputi :

a.       CPU dengan Processor 2,26 Ghz (untuk memproses data agar lebih cepat).

b.      VGA 256 Mb ( untuk display gambar yang lebih baik)

c.       Harddisk 80 GB (untuk menampung data lebih banyak)

d.      CD Room 52 X

e.       Printer BubleJet (untuk mempercepat pencetakan data dari komputer)

f.        Mother Board

g.       Memory 1 GB (untuk menambah kecepatan proses)

h.       LCD FLAT 15”

b.      Kebutuhan Software

Agar komputer bisa berfungsi sebagai mana mestinya, perlu didukung oleh perangkat software yang memadai yaitu :

1.      Bahasa Pemrograman

Bahasa pemrograman dalam aplikasi mendukung Sistem Informasi Absensi Siswa, Guru dan Karyawan pada  SMAN 15 Semarang adalah Borland Delphi  7.0

2.      Software Aplikasi

Software Aplikasi digunakan untuk mendukung bagian-bagian  lain diluar penanganan sistem informasi Absensi Siswa, Guru dan Karyawan ini, misalnya Windows XP Professional / Vista, Microsoft Office.

4.3.4      Identifikasi Kebutuhan Sumber Daya Manusia ( SDM )

1.      Programmer

Programmer bertugas mengimplementasikan analisa desain  yang telah dibuat ke dalam kode dan logika program dengan menggunakan bahasa pemrograman. Disini penulis menggunakan bahasa pemrograman Borland Delphi 7.0.

2.      Operator

Operator tersebut adalah  para guru / karyawan di SMAN 15 semarang, mereka mengoperasikan dan memasukkan data ke dalam komputer serta mencetak laporan-laporan tertentu jika suatu saat dibutuhkan, merawat sistem dan sekaligus segala kendala-kendala selama penerapan sistem baru tersebut.

3.      Maintenance

Merawat sistem dan sekaligus memperbaiki segala kendala-kendala yang timbul selama penerapan sistem baru tersebut.

4.3.5      Pemilikan Kelayakan Sistem

1.      Perlunya Pengembangan Sistem

Menyusun sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada tidak lain bertujuan agar sistem yang baru diharapkan mampu berjalan dengan baik. Dengan adanya satu sistem yang dikembangkan, tentunya tidak terlepas dari kebutuhan yang ada di dalam instansi tersebut. Dibawah ini beberapa alasan perlunya pengembangan sistem.

a.      Adanya tuntutan akan informasi yang cepat dan akurat dari Pimpinan

b.      Mempermudah dan mengefisiensi pekerjaan khususnya dalam pengolahan data

c.      Kebutuhan informasi yang semakin luas dan volume pengolahan data yang semakin meningkat.

2.      Sasaran dan Keterbatasan Pengembangan Sistem

a.      Sasaran sistem informasi yang akan dikembangkan

Adapun sasaran yang ingin dicapai penulis dengan mengembangkan sistem baru ini antara lain adalah:

1)      Sistem informasi yang  dikembangkan harus dapat sejalan serta dapat mendukung tercapainya tujuan.

2)      Sistem informasi yang dikembangkan harus dapat digunakan untuk mengatasi permasalahan yang timbul pada sistem lama.

3)      Sistem informasi yang dikembangkan harus dapat menyajikan informasi yang lengkap

4)      Mampu beradaptasi dengan sistem yang sedang berjalan saat ini.

b.     Keterbatasan Pengembangan Sistem

Untuk mengembangkan suatu sistem informasi yang lebih baik tentu saja tidak terlepas dari masalah pendanaan. instasi ini merupakan sekolah negeri, maka dari itu minimnya pendanaan dari bantuan pemerintah tersebutlah yang membatasi sistem informasi ini dalam pengembangannya.

4.4    Perancangan Sistem Secara Umum

To be continue J

BAB III KRISTIN

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

Untuk penyusunan suatu laporan diperlukan data-data yang sesuai dengan pokok permasalahan yang sedang dihadapi. Data dikatakan baik apabila data dapat mewakili keadaan obyek yang sedang diteliti dan untuk mendapatkan data yang baik tersebut diperlukan suatu metode atau cara yang sesuai dengan kebutuhan penelitian, yaitu cara kerja untuk dapat memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang bersangkutan.

3.1    Obyek Penelitian

Obyek yang penulis teliti disini adalah SMU Negeri 15 Semarang yang bertempat di Jalan Kedungmundu Raya No.34, Kec. Tembalang Semarang, Telp : 024-6719871,Fax:024-76738440,Email :administrator@sma15smg.sch.id

3.2    Jenis dan Sumber Data

3.2.1   Jenis Data

a.       Data Kuantitatif

Merupakan data yang dapat diukur dalam bentuk angka yang menunjukkan jumlah atau banyaknya sesuatu, data ini berupa laporan/rekap absensi siswa, guru dan karyawan.

b.      Data kualitatif

Merupakan data yang tidak berdasarkan jumlah atau banyaknya sesuatu, data ini berupa data historis instansi, deskripsi data absensi siswa, guru, dan guru. Termasuk di dalamnya adalah data yang diperoleh dari hasil wawancara dengan pihak-pihak yang berkepentingan dalam SMU Negeri 15 Semarang.

3.2.2   Sumber Data

a.       Data Primer

Data primer merupakan data penelitian yang diperoleh secara langsung dari sumber asli, yaitu dari instansi tempat diadakannya penelitian. Data tersebut diperoleh dengan cara wawancara langsung dengan responden di SMU Negeri 15  Semarang.

b.      Data Sekunder

Data sekunder merupakan data penelitian yang diperoleh secara tidak

langsung melalui media perantara (diperoleh dan dicatat oleh pihak lain), dalam bentuk dokumen dan laporan yang berkaitan dengan manajemen absensi di instansi.

3.3    Metode Pengumpulan Data

Dalam penulisan laporan tugas akhir ini penulis menggunakan teknik pengumpulan data sebagai berikut :

1.            Wawancara (Interview)

Wawancara digunakan untuk mendapatkan data secara langsung dari pihak perusahaan. yang merupakan komunikasi dari seseorang pekerja untuk mendapatkan informasi yang sesuai dengan yang diinginkan. Dalam hal ini penulis langsung mewancarai Wakil Kepala Sekolah Urusan Kurikulum pada SMU Negeri 15  Semarang untuk melengkapi data-data yang dibutuhkan. Antara lain : Bagaimana prosedur absensi siswa, guru dan karyawan pembuatan laporan-laporannya  yang berlaku pada SMU Negeri 15 Semarang?.

2.            Observasi

Observasi merupakan salah satu teknik pengumpulan data yang cukup efektif untuk mempelajari suatu sistem Observasi merupakan pengamatan secara langsung terhadap kegiatan yang sedang berlangsung.

Pengamatan yang dilakukan secara langsung terhadap objek penelitian yaitu untuk sistem informasi absensi siswa, guru dan karyawan yang berjalan saat ini, dimana penulis mengamati secara langsung kegiatan-kegiatan yang sedang berjalan, dengan menggunakan pencatatan secara sistematika terhadap gejala-gejala yang ada hubungannya dengan masalah yang sedang di teliti.

3.            Studi Pustaka

Merupakan teknik  pengumpulan data dengan cara mempelajari dan membaca berbagai macam buku dan laporan  yang ada kaitannya dengan penelitian.

3.4    Tahap-Tahap Pengembangan Sistem

Proses pengembangan sistem melewati beberapa tahapan mulai dari sistem direncanakan sampai dengan sistem tersebut diterapkan. Dalam penyusunan sistem menurut Jogiyanto. HM, 2005, terdapat beberapa langkah  yaitu :

1.       Analisis  Sistem

Tahap ini merupakan tahap proses pengumpulan informasi untuk  mengembangkan sistem yang baru. Dalam analisa sistem prosedur pengolahan informasi yang ada dibedakan secara terinci melalui proses identifikasi, adapun proses identifikasi yang dilakukan dalam proses analisa sistem ini meliputi :

a.       Mengidentifikasi masalah absensi siswa, guru dan karyawan sampai pembuatan laporan absensi dan rekapitulasi absensi siswa, guru dan karyawan.

b.       Menggambarkan aliran sistem yang berjalan

c.       Analisa kebutuhan-kebutuhan dan komponen-komponen yang dibutuhkan sistem.

2.       Desain Sistem

Desain sistem adalah penentuan bagaimana sebuah sistem akan menyesuaikan apa yang harus diselesaikan, meliputi konfigurasi komponen-komponen dari sistem sehingga setelah instalasi dari sistem akan benar-benar memuaskan rancang bangun pada akhir tahap analisa sistem. Langkah-langkah yang penulis lakukan dalam menganalisa untuk pembuatan laporan tugas akhir ini adalah :

a.       Menyusun sistem secara global dengan penggambaran context diagram, decompotition diagram, data flow diagram.

b.       Merancang sistem secara rinci dengan penggambaran ERD, normalisasi, relasi tabel, penyusunan kamus data dan struktur fiile.

c.       Merancang bentuk input dan output data.

3.       Implementasi Sistem

Tahap implementasi sistem merupakan tahap meletakkan atau menerapkan sistem supaya sistem tersebut siap untuk dioperasikan.

Kegiatan-kegiatan dalam mengimplementasikan sistem dibagi menjadi beberapa tahap, yaitu :

a.        Rencana  Implementasi sistem

Dalam  tahap ini dimaksudkan untuk mengatur biaya dan waktu yang dibutuhkan selama tahap implementasi supaya lebih optimal.

b.        Pelaksanaan Implementasi Sistem

Dalam tahap ini diadakan serangkaian kegiatan-kegiatan yaitu antara lain :

1.      Pemilihan dan pelatihan personil

2.      Pemilihan tempat dan instalasi perangkat lunak

3.      Pengetesan programa

4.      Konversi sistem

c.        Tidak Lanjut Tahap Implementasi

Pada tahap ini penulis akan melakukan pengetesan sistem dengan jalan menggunakan data yang sesungguhnya dalam jangka waktu waktu tertentu.