SISTEM INFORMASI SIMPAN PINJAM KOPERASI ARTHA MANDIRI KENDAL

RINGKASAN

Paper yang berjudul “ SISTEM INFORMASI SIMPAN PINJAM KOPERASI ARTHA MANDIRI KENDAL, telah diselesaikan pada tanggal 11 Maret s.d … April 2008. Adapun tujuan dari penulisan paper ini adalah untuk menginformasikan system yang saat ini digunakan, serta perbaikan system untuk mempermudah dalam proses data dan pembuatan laporan. Metode penelitian yang dilakukan, meliputi studi lapangan dan studi kepustakaan. Studi lapangan meliputi observasi dan wawancara, sedangkan studi kepustakaan dilakukan dengan mencari referensi yang relevan dengan masalah tersebut.














KATA PENGANTAR

Proses yang panjang telah mengantar ke sebuah hasil, atas sebuah perjuangan. Kami sampaikan puji syukur dan terima kasih kepada Allah SWT, atas Ridhonya paper kami yang berjudul “ SISTEM INFORMASI SIMPAN PINJAM KOPERASI ARTHA MANDIRI KENDAL “ telah terselesaikan. Sebuah paper yang sangat rumit, untuk memenuhi persyaratan mengikuti UAS sistem informasi akuntansi. Penulis menyadari dalam mengerjakan peper ini tidak sendirian, begitu banyak yang memberikan dukungan dan bantuan, maka sepantasnya penulis menyampaikan terimakasih yang mendalam untuk mereka, tanpa ketulusan mereka paper ini tidak terselesaikan.
Terimakasih kepada Allah SWT yang telah memberikan nafas hidup, juga yang mengijinkan kami terlahir dari kedua orang tua terkasih, yang tak pernah lelah mencurahkan kasih dan sayangnya. Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih kepada :
1. Ibu Yupie Kusumawati, selaku dosen pembimbing dalam penyusunan paper “ SISTEM INFORMASI SIMPAN PINJAM KOPERASI ARTHA MANDIRI KENDAL“ ini.
2. M. Ari Prabowo, SH yang menjabat sebagai Ketua Anggota di KSP Artha Mandiri, selaku nara sumber.
3. Koperasi Artha Mandiri Kendal selaku badan usaha yang telah memberikan kesempatan kepada kami untuk menjadi objek observasi.

Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan paper ini jauh dari kesempurnaan. Seperti kata pepatah tak ada gading yang tak retak, untuk itu kritik dan saran yang bersifat membangun sangat kami harapkan.
Akhirnya penulis berharap semoga paper yang masih sangat sederhana ini bermanfaat bagi penulis dan Bank Saudara khususnya serta pembaca umumnya.

Semarang, April 2008


Penulis



BAB 1
PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG
Untuk meningkatkan pelayanan masyarakat di bidang keuangan maka, perlu peningkatan pelayanan yang memadai. Salah satu contoh fasilitas pelayanan masyarakat yang sangat diperlukan baik masyarakat perkotaan maupun pedesaan adalah sistem pelayanan keuangan. Sistem pelayanan keuangan yang ada pada pelayanan koperasi, banyak dijumpai permasalahan. Permasahan yang harus dicari jalan keluar untuk memperoleh kemudahan-kemudahan dalam memberikan pelayanan keuangan pada masyarakat. Fasilitas pelayanan yang ada, merupakan salah satu hal yang penting dalam memenuhi permintaan pelayanan bagi keuangan masyarakat, yang memerlukan pelayanan keuangan dari lapisan mana saja, dengan mutu pelayanan yang baik.
Salah satu tujuan koperasi adalah memajukan kesejahteraan anggota pada khususnya dan masyarakat umumnya, serta ikut membangun tatanan perekonomian nasional dalam rangka mewujudkan masyarakat yang maju, adil, dan makmur berdasarkan pancasila dan UUD 1945.

Dengan ditingkatkannya pelayanan terhadap anggota, maka diharapkan dapat meningkatkan profesionalitas independensi sebagai pelayanan masyarakat dalam bidang keuangan. Dengan stuktur pemodalan yang lebih kokoh, penerangan prudential dan pengendalian risiko yang lebih baik serta dukungan dari semua pihak, KSP Artha Mandiri mantap melangkah guna memberikan yang terbaik dimasa mendatang.
Keberhasilan-keberhasilan itu tentunya tidak terlepas dari system informasi yang bersifat relevan, akurat, lengkap dan tepat waktu. Selain itu semua teknologi yang diterapkan juga mempengaruhi. Semua itu menjadi faktor pendukung untuk mencapai laba, karena tujuan koperasi umumnya adalah mencapai laba yang maksimal, mempertahankan kelangsungan hidup dan mengejar pertumbuhan dalam usahanya.
Koperasi Artha mandiri saat ini dalam pengolahan administrasi masih manual, yakni dengan mencatat di buku atau lembar dokumen koperasi. Misalnya data anggota, besar pinjaman, angsuran yang dibayar, yang menjadi permasalahan bagaimana cara memperbaiki system yang ada, untuk menyajikan data yang akurat dan tepat waktu.
Dengan melihat latar belakang, serta permasalahan yang ada, maka kami sepakat mengambil judul “ SISTEM INFORMASI SIMPAN PINJAM KOPERASI ARTHA MANDIRI KENDAL “.

1.2 PERUMUSAN DAN PEMBATASAN MASALAH
1.1.1. Perumusan masalah

Berdasarkan latar belakang yang ada maka dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut : “ Bagaimana cara menyajikan informasi simpan pinjam yang cepat, akurat, dan tepat waktu sehingga dapat meningkatkan angka simpan maupun pinjam pada “Koperasi Artha Mandiri Kendal “.

1.1.2. Pembatasan Masalah

Mengingat kemampuan, fasilitas, dan waktu yang sangat terbatas dari penyusunan Makalah ini, maka penulis membatasi masalah sebagai berikut :
1. Data yang meliputi proses simpan dan proses pinjam




1.3 TUJUAN
Adapun tujuan yang ingin dicapai dari Makalah ini adalah menyajikan informasi simpan pinjam untuk memberikan alternatif pemecahan masalah simpan pinjam yang ada pada Koperasi Artha Mandiri Kendal, yang sekarang masih menggunakan system manual, yang kemudian memberikan kemudahan bagi anggota maupun masyarakat dalam pengaksesannya.
1.4 MANFAAT
- Bagi penulis

• Sebagai pengalaman dalam pembuatan skripsi
• Sebagai langkah awal dalam mempelajari seberapa rumit proses penyajian data pada perusahaan


- Bagi Koperasi Artha Mandiri

• Merupakan masukan dan sumbangan pemikiran dalam menyajikan informasi yang lebih baik, cepat dan akurat.


BAB II
LANDASAN TEORI
LANDASAN TEORI YANG BERKAITAN DENGAN TOPIK
Pengertian Koperasi:
Menurut UU No. 25/1992 Koperasi mempunyai pengertian khusus yaitu:
“Koperasi adalah Badan Usaha yang beranggotakan orang-orang atau Badan Hukum koperasi dengan melandaskan kegiatannya berdasarkan prinsip koperasi sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyat yang berdasarkan atas asas kekeluargaan “. (Sonny Sumarsono, 2003.h.1).
Tujuan Koperasi:
Menurut UU.no 25 th 1992 psl 3 koperasi bertujuan memajukan kesejahteraan anggota pada khususnya dan masyarakat umumnya, serta ikut membangun tatanan perekonomian nasional dalam rangka mewujudkan masyarakat yang maju, adil, dan makmur berdasarkan Pancasila dan UUd 1945.
Landasan Koperasi:
Dalam UUD 1945, psl 33 ayt 1 yang menjadi dasar perekonomian Indonesia disebutkan “ Perekonomian disusun sebagai usaha bersama bardasar atas asa kekeluargaan “.
Permodalan Koperasi Indonesia
Menurut Raymond permodalan Koperasi berasal dari :
1. Modal sendiri meliputi :
a. Simpanan Pokok yaitu simpanan yang harus dilakukan seseorang untuk menjadi anggota
b. Simpanan wajib yaitu simpanan yang dilakukan anggota koperasi yang berkaitan dengan kegiatan atau usaha tertentu koperasi yang bersangkutan
c. Simpanan sukarela yaitu simpanan yang dilakukan secara sukarela dan besarnya tidak ditentukan
d. Dana cadangan adalah SHU yang tidak dibagikan atau ditanam kembali dalam koperasi dengan tujuan dapat dimanfaatkan untuk pengembangan usaha
e. Hibah yaitu modal yang diterima koperasi secara Cuma-Cuma dari paihak lain untuk menjadi modal sendiri

2. Modal pinjaman dapat bersal dari :
a. Pinjaman dari perbankan, meliputi bank / pasar / bank umum, bank swasta / bank pemerintah
b. Pinjaman dari induk koperasi atau gabungan koperasi
c. Pinjaman dari lembaga keuangan lain, seperti perusahaan asuransi
d. Pinjaman dalam bentuk uang atau saham dari BUMN

Pengertian Simpan Pinjam
Simpan pinjam adalah penyediaan yang dapat dipersamakan dengan berdasarkan atau kesepakatan pinjam meminjam antara koperasi dengan pihak lain yang mewajibkan pihak peminjam untuk melunasi hutangnya dalam jangka waktu tertentu dengan pembayaran sejumlah imbalan. ( Adi Nugroho, 1995, h.48).


KONSEP DASAR SISTEM
Pengertian system:
Sistem adalah sekelompok unsure yang sangat erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. (Mulyadi, 2001. h.1).

KONSEP DASAR INFORMASI
Pengertian Informasi:
Informasi adalah sebagai hasil pengolahan data dalam bentuk lebih berguna dan berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. (Jogiyanto, H.M, 1999, h.8)

Pengertian Sistem Informasi:
Adalah suatu system didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, bersifat operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar dengan laporan-laporan yang diperlukan.








Alat bantu yang digunakan dalam analisis system :
Alat bantu dalam analisis yang dipakai dalam Diagram Alir Dokumen (FOD) atau Diagram Alir Sistem (Flow Of System).
Adapun Simbol-simbol yang dipakai adalah:

SIMBOL KETERANGAN

DOKUMEN
Mendefinisikan dokumen input (formulir) dan dokumen keluaran (laporan) baik proses manual, mekanik ataupun Komputer.

PEMASUKAN DATA
Mendefinisikan pemasukan data (umumnya) melalui keyboard, tetapi dapat juga masukan lain seperti Digitizer, mouse.


PROSES MANUAL
Mendefinisikan pekerjaan manual seperti ACC, pencampuran, terima gaji.

ARSIP PERMANEN
Mendefinisikan arsip permanen.

ARSIP SEMENTARA
Mendefinisikan penyimpanan arsip jika suatu saat dibutuhkan sebagai Back Up, pembuatan bahan laporan, bahan audit.

PROSES BERBASIS KOMPUTER
Mendefinisikan proses yang dilakukan. Dengan komputer, seperti perhitungan, pencetakan, laporan, penjurnalan.

PENGHUBUNG ATAU KONEKTOR SAMA HALAMAN
Mendefinisikan penghubung ke bagian lain di halaman yang sama.

PENGHUBUNG ATAU KONEKTOR LAIN HALAMAN
Mendefinisikan penghubung bagian lain di halaman yang berbeda.

FILE MASTER
Mendefinisikan penyimpanan (storage) untuk data-data master

FILE TRANSAKSI
Mendefinisikan penyimpanan (storage) yang bukan master yang berupa file-file transaksi, referensi, dan temporer.

PROSEDUR YANG TIDAK DIDEFINISIKAN
Mendefinisikan prosedur lain yang tidak termasuk sebagai dari system prosedur yang dibuat.

KONDISI
Mendefinisikan alternative pemilihan terhadap suatu proses.

DOKUMEN
Mendefinisikan berbagai jenis dokumen yang digabungkan bersama satu paket.

TERMINAL
Mendefinisikan awal-awal dan akhir system.

GARIS LURUS
Mendefinisikan alur-alur dan proses.

Gambar Simbol-simbol Flow Of Document
BAB III
TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN

SEJARAH
Koperasi Artha Mandiri Kendal didirikan di Kendal, bermula dari usaha simpan pinjam kecil yang bertujuan untuk membantu para warga sekitarnya yang mengalami kesulitan dalam pengadaan konsumsi dan keuangan dalam keluarga, dengan besar simpanan pokok Rp 5000,- tiap anggota.
Pada umumnya anggota terdiri dari kalangan ekonomi lemah, mereka diberi pinjaman uang dengan angsuran 4x setiap bulan. Dan untuk konsumsi barang-barang yang diambil pada minggu ke-3 dibayar maksimal setiap tanggal 15 bulan selanjutnya.
Tahun 1985 menjadi Koperasi serba usaha yang selain simpan pinjam bergerak dibidang usaha jasa listrik dan penjualan sembako. Tahun 1998 berbadan hokum dengan nama KOPERASI SIMPAN PINJAM ARTHA MANDIRI KENDAL dengan memperluas permodalan anggota dari Rp 5000,- menjadi Rp 10.000,- dan wilayah kerja meliputi seluruh kota Kendal. Tahun 2000 terjadi anggaran dasar dengan SK No. 022/PAD/KDK 11-30/VI/2000. dan perubahan terakhir tanggal 22 oktober 1998 No. 0068/BN/KWK 11-30/X/1998 dengan wilayah kerja meliputi seluruh Jateng. Dengan berlakunya UU No.25 th 1992 dan terbitnya PP No. 9 th 1994 tentang Koperasi simpan Pinjam, maka Koperasi Simpan Pinjam Artha mandiri Kendal telah mendapat persetujuan dari departemen koperasi sesuai dengan suratnya tanggal 22 Oktober No. 05/PAD/KDK 11/XI/2005 tgl 7 September 2005.






STRUKTUR ORGANISASI DAN JOB DESCRIPTION
Struktur Organisasi



















2.1 JOB DESCRIPTION

2.2.1 Rapat Anggota
Merupakan kekuasaan tertinggi dalam koperasi. Rapat ini diselenggarakan sekurang-kurangnya sekali dalam satu tahun. Dalam rapat anggota setiap anggota mempunyai satu suara yang tidak dapat diwakilkan pada orang lain apabila anggota yang bersangkutan tidak hadir.

Keputusan rapat anggota sedapat mungkin diambil berdasarkan hikmah kebijaksanaan dalam permusyawaratan. Apabila tidak mencapai kata mufakat, maka keputusan diambil berdasarkan suara terbanyak dari anggota yang hadir.

Rapat Anggota dibedakan menjadi 2 jenis yaitu :

1. Rapat Anggota Tahunan : diadakan dalam waktu paling lambat 2 bulan sebelum tutup tahun.
Hal yang dibahas :
• Pembicaraan ikhtisar keputusan RAT tutup buku tahun lalu
• Laporan pertanggung jawaban pengurus koperasi
• Laporan keuangan atau neraca tutup buku
• Laporan badan pemeriksa
• Pengesahan laporan pengurus dan laporan keuangan




2. Rapat Anggota Khusus
Diadakan untuk :
• Mengubah anggaran dasar
• Diadakan karena sustu hal yang mendesak poran badan pemeriksa
• Pengesahan rencana kerja untuk tahun berikutnya
• Penetapan pembagian SHU

2.2.2 Ketua
Tugas-tugasnya :
• Mengkoordinasi penyusunan rencana kerja dan anggaran masing-masing unit dalam rangka penyusunan rencana kerja tersebut kepada pengurus
• Mengesahkan penerimaan dan pengeluaran kas sampai batas wewenang yang didelegasikan melalui keputusan rapat pengurus bersama ketua
• Meminta data, informasi dan laporan yang diperlukan dari karyawan yang berada dibawah koordinasinya sebagai bahan evaluasi dan penyusunan laporan pertanggung jawaban kepada pengurus
Untuk melaksanakan tugas-tugasnya ketua dibantu ketua unit yaitu :
1. Ketua unit simpan pinjam
Baetugas membantu ketua dalam menkoordinir kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan simpan pinjam
2. Ketua unit pertokoan
Ketua unit ini mengepalai unit pertokoan yang bertugas membantu keterangan dalam mengkoordinir kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan unit yang dikepalainya.




2.2.3 Bendahara
Tugas-tugasnya :
• Menyimpan rencana kerja dan pola pelaksanaan dibidang tugas kebendaraan
• Mencari dana dan mengatur arus uang keluar masuk
• Membantu dan mengawasi pekerjaan ketua dalam hal penyelenggaraan administrasi keuangan koperasi

2.2.4 Bagian Kredit
Tugas-tugasnya :
• Menyiapkan bukti yang lengkap sehubungan dengan penerimaan dan pengeluaran kas sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan
• Menerima, menyiapkan uang melakukan administrasi kas
• Betanggung jawab atas ketetapan jumlah penerimaan dan pengeluaran kas
• Memberikan laporan saldo kas kepada ketua menurut ketentuan atau tertib waktu yang ditetapkan
2.2.5 Bagian Simpanan
Tugas-tugasnya :
• Melayani transaksi simpanan anggota
• Melabul data simpanan dari anggota

2.2.6 Kasir
Melayani pembayaran atas trasaksi pembelian barang.

3.3 Narasi sistem

3.3.1. Prosedur Simpanan Anggota:
1. Anggota mengisi slip setoran simpanan.
2. Kemudian slip setoran simpanan yang telah diisi beserta uang yang akan disimpan diserahkan kepada bagian simpanan.
3. Bagian simpanan mencatat dalam buku simpanan , dan menandatangani slip setoran simpanan yang telah diisi.
4. Oleh bagian simpanan kemudian dibuat laporan simpanan anggota dan laporan keuangan untuk kemudian diserahkan ke ketua.
3.3.2. Prosedur Pinjaman Anggota:
1. Setelah anggota menyerahkan KTA ke bagian kredit selanjutnya mengisi slip permohonan kredit rangkap 2, setelah di isi dengan disertakan KTA diserahkan kepada bagian kredit.
2. Kemudian bagian kredit memeriksa buku besar , jika persediaan kas masih ada maka permohonan pinjaman di setujui dengan menandatangani blangko permohonan kredit yang telah diisi.
3. Dan kemudian dihasilkan bukti kas keluar, dimana selanjutnya bukti kas keluar beserta uang diserahkan ke anggota. Dan digunakan oleh bagian kredit untuk membuat laporan pinjaman dan laporan keuangan selanjutnya diserahkan ke ketua.



Flow Of Document
B. Diagram Flow Manual Simpanan Anggota
ANGGOTA BAGIAN SIMPANAN KETUA



-----------------











---------



















Diagram Flow Pinjaman Anggota
ANGGOTA BAGIAN KREDIT KETUA









----------











3.2 SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL
3.2.1 Identifikasi masalah dan Sumber masalah
A. Identifikasi masalah
Masalah yang dihadapi adalah sbb:
1. Sistem pengarsipan yang kurang baik
Contoh: Penyimpanan data simpan pinjam anggota masih dicatat dalam sebuah kartu, kemudian apabila kartu tersebut rusak (terkena air, sobek) maka tulisan tentang data simpan pinjam tersebut akan luntur atau lembaran sebagian hilang karena tersobek.
2. Kekurangan efesiensi waktu dan tenaga.
3.Sangat rumitnya pembuatan laporan informasi yang diperlukan karena harus merekap ulang data yang ada dalam sebuah buku khusus pembukuan sehingga:
1. Waktu penyimpanan informasi / laporan kepada pimpinan yang relative lambat bila sewaktu waktu diperlukan.
2. Masalah kekurang telitian dan kebenaran informasi / laporan yang dihasilkan.
B. Identifikasi Sumber Masalah
Dari Identifikasi sumber masalah di atas, maka permasalahan utama yang dihadapi oleh Artha Mandiri Kendal dapat di identifikasi sumber masalah-masalah tersebut. Masalah tersebut bersumber dari karyawan dan bagian administrasi yang masih menggunakan system manual.
Disamping menimbulakan kejenuhan, faktor penyebab kesalahan lebih besar karena data harus dicatat dan diproses berulang-ulang setiap ada proses atau memberikan peyusunan laporan baik secara harian maupun bulanan. Dengan adanya proses berulang kali maka factor penyebab kesalahan yang timbul menjadi besar, misalnya dalam pembuatan laporan simpan pinjam Bank Artha Mandiri yang menyebabkan suatu informasi tidak akurat. Berdasarkan permasalahan di atas, disusun rancangan system baru yang tidak merubah system yang ada. Namun system baru akan melengkapi system yang sudah ada.
3.2.2 Sistem Pengendalian Internal Perusahaan
Berdasarkan identifikasi masalah serta Sumber masalah tersebut dapat dilakukan pengendalian internal, antara lain:
• Dirancang suatu system baru dengan memperbaruhi atau memperbaiki system yang lama.
• Lebih mengefisiensikan tenaga dan waktu.
• Pembuatan laporan setiap transaksi terjadi.
• Peningkatan SDM.









BAB IV
PENUTUP
Dari pembahasan tentang system simpan pinjam pada koperasi Artha Mandiri Kendal dapat ditarik kesimpulan dan saran atau usulan yang sekiranya dapat mendukung perkembangan system simpan pinjam pada kopersai Artha Mandiri Kendal tersebut.
4.1 Kesimpulan
Dalam pembahasan yang diusulkan masalah tersebut diatas kesimpulan antara lain:
1. Sistem Informasi yang diusulkan diharapkan akan mampu mengurangi masalah yang ada pada system Simpan pinjam pada kopersai Artha Mandiri Kendal.
2. Sistem Informasi yang diusulkan tidak akan mengubah aturan ? prosedur dari system lama (manual) tetapi merupakan pengembangan system baru.
3. Sistem Informasi yang mendukung dengan Sistem Komputerisasi sangat membantu efektifitas serangkaian pekerjaan dikarenakan komputer mempunyai kemampuan untuk mengolah data menjadi suatu informasi yang diperlukan secara tepat.
















1. George H. Bodnar, Williams. Howood, dan Amir Abadi Yusuf. Edisi ke-enam. Jakarta: Salemba Empat, 2000.
2. Kamus besar Bahasa Indonesia, Balai Pustaka.
3. Ida Laillyatul Hijriah, Laporan Proyek Akhir.